Általános szerződési feltételek

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ

a Taxio online webalkalmazás és ügyfélportál használatához kapcsolódó adatkezelésekről

Weboldal / szolgáltatás: https://taxio.hu

Hatályos: 2026.05.25 napjától visszavonásig

Jelen adatkezelési tájékoztató célja, hogy közérthető formában bemutassa, hogy a Taxio elnevezésű, könyvelőirodáknak, könyvelőirodai ügyfeleknek, vállalkozóknak és meghívott felhasználóknak szánt online SaaS jellegű webalkalmazás használata során milyen személyes adatok kezelése történhet, milyen célból, milyen jogalapon, meddig és milyen alapvető adatbiztonsági intézkedések mellett.

1. Bevezetés és a Taxio szolgáltatás rövid bemutatása

A Taxio egy könyvelőirodai működést támogató, webes felületen elérhető belső alkalmazás és ügyfélportál. A rendszer célja, hogy egy közös online felületen segítse a könyvelőirodai ügyfélkezelést, dokumentumbekérést, fájlkezelést, partnerkommunikációt, online időpontfoglalást, szolgáltatásrendelést, díjbekérő vagy előfizetési jellegű adminisztrációt, valamint az ezekhez kapcsolódó értesítési és támogatási folyamatokat.

A Taxio használata során üzleti, pénzügyi, könyvelési, számlázási vagy adminisztratív jellegű dokumentumok is bekerülhetnek a rendszerbe. A feltöltött dokumentumok tartalmáért, jogszerűségéért és pontosságáért elsődlegesen az azokat feltöltő vagy feltöltésüket kezdeményező felhasználó, illetve az érintett könyvelőiroda felel.

A Taxio egyes funkciói opcionális külső integrációkkal is kiegészülhetnek, például Google Drive, OneDrive, Google Mail, Microsoft Mail vagy OpenAI API alapú szolgáltatásokkal. Az ilyen integrációk használata a felhasználó döntésén, beállításán vagy kifejezett engedélyezésén alapul, és az adott integrációhoz kapcsolódó adatkezelésre a jelen tájékoztató megfelelő rendelkezései irányadók.

2. Az adatkezelő adatai

A Taxio szolgáltatás üzemeltetője és a saját működéséhez kapcsolódó adatkezelések adatkezelője:

3. Adatkezelői és adatfeldolgozói szerepek

A Taxio működése során több adatvédelmi szerepkör különíthető el. Az üzemeltető adatkezelőként jár el például a saját ügyfeleivel, érdeklődőivel, szerződéses partnereivel, számlázásával, ügyfélszolgálatával és marketingtevékenységével kapcsolatos személyes adatok tekintetében.

A Taxio rendszerbe a könyvelőiroda vagy annak felhasználói által feltöltött ügyfél-, partner-, dokumentum- és könyvelési jellegű adatok tekintetében az üzemeltető jellemzően adatfeldolgozóként jár el, mivel ezeket az adatokat a könyvelőiroda, illetve annak ügyfelei érdekében és utasításai szerint tárolja, rendszerezi, továbbítja vagy teszi hozzáférhetővé a szolgáltatás működéséhez szükséges módon.

A könyvelőiroda vagy vállalkozás saját ügyfelei, partnerei, munkavállalói vagy kapcsolattartói adatainak Taxio rendszerbe történő rögzítése esetén a könyvelőiroda vagy vállalkozás önálló adatkezelőnek, illetve bizonyos helyzetekben saját megbízói adatfeldolgozójának minősülhet. Az ilyen felhasználó köteles saját adatkezelési tájékoztatójában és szerződéses dokumentumaiban megfelelően rendezni a Taxio használatát és az adatfeldolgozói viszonyt.

4. Az adatkezelés alapelvei és jogszabályi háttér

Az adatkezelő az adatkezelés során különösen az alábbi alapelvek érvényesítésére törekszik:

·         jogszerűség, tisztességes eljárás és átláthatóság;

·         célhoz kötöttség;

·         adattakarékosság;

·         pontosság;

·         korlátozott tárolhatóság;

·         integritás és bizalmas jelleg;

·         elszámoltathatóság.

A főbb alkalmazandó jogszabályok:

·         Az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, az általános adatvédelmi rendelet (GDPR).

·         Az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény.

·         A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény.

·         A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény.

·         Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény.

·         A gazdasági reklámtevékenység alapvető feltételeiről szóló 2008. évi XLVIII. törvény.

·         Az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokra és információs társadalommal összefüggő szolgáltatásokra vonatkozó mindenkor hatályos jogszabályok.

5. Fogalmak

6. Adatkezelések részletes bemutatása célonként

6.1 Kapcsolatfelvétel, érdeklődés, demo igénylés

Érintettek: érdeklődők, kapcsolatfelvételi űrlapot kitöltő személyek, demo hozzáférést kérők.

6.2 Felhasználói fiók létrehozása és működtetése

Érintettek: regisztrált felhasználók, könyvelőirodai felhasználók, partner / ügyfél felhasználók, meghívott felhasználók.

6.3 Könyvelőirodai ügyfél- és partnerkezelés

Érintettek: könyvelőirodai ügyfelek, partnercégek kapcsolattartói, vállalkozók, meghatalmazott felhasználók.

6.4 Dokumentumbekérés, dokumentumfeltöltés és fájlkezelés

Érintettek: dokumentumot feltöltő felhasználók, könyvelőirodai ügyfelek, partnerek, feltöltött dokumentumokban szereplő természetes személyek.

6.5 Partneri feltöltési linkek és meghívás alapú hozzáférés

Érintettek: meghívott felhasználók, partnerek, ügyfelek, partneri linket használó személyek.

6.6 Aktivitási napló és biztonsági naplózás

Érintettek: regisztrált és meghívott felhasználók.

6.7 Rendszerüzenetek, e-mail értesítések, admin értesítések

Érintettek: felhasználók, adminisztrátorok, kapcsolattartók.

6.8 Hibajegyek, támogatási folyamatok, ügyfélszolgálat

Érintettek: támogatási kérést beküldő felhasználók, hibajegyben vagy csatolmányban szereplő személyek.

6.9 Online szerviz időpontfoglalás

Érintettek: időpontot foglaló felhasználók, kapcsolattartók.

6.10 Szolgáltatásrendelés, előfizetés, díjbekérők, számlázási folyamatok

Érintettek: megrendelők, előfizetők, számlázási kapcsolattartók, egyéni vállalkozók.

6.11 Számlák kezelése és számviteli bizonylatok

Érintettek: megrendelők, előfizetők, számlázási kapcsolattartók, egyéni vállalkozók, valamint a számlán vagy díjbekérőn szereplő természetes személyek.

A számlázási folyamatban az Adatkezelő a Számlázz.hu online számlázási szolgáltatást veheti igénybe. A Számlázz.hu szolgáltatója a KBOSS.hu Kft. A számlázási szolgáltató a részére továbbított számlázási adatok tekintetében saját adatkezelési tájékoztatója és szerződéses feltételei szerint jár el.

6.12 Marketing és hírlevél

Érintettek: hírlevélre feliratkozó személyek, marketing célú megkereséshez hozzájáruló érdeklődők és felhasználók, valamint olyan üzleti kapcsolattartók, akik részére az Adatkezelő szolgáltatással kapcsolatos tájékoztatást küldhet.

A hírlevélre történő feliratkozás önkéntes. Az érintett a hozzájárulását bármikor visszavonhatja az üzenetben szereplő leiratkozási lehetőséggel vagy az Adatkezelő kapcsolattartási e-mail címére küldött kéréssel. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a korábbi adatkezelés jogszerűségét.

Az Adatkezelő marketing vagy remarketing célú külső eszközt, például Google Ads, Meta Pixel vagy hasonló szolgáltatást csak megfelelő tájékoztatás és - ahol szükséges - hozzájárulás alapján alkalmaz. Ilyen eszköz bevezetése esetén az adatkezelési tájékoztató és a cookie-tájékoztató frissítésre kerül.

6.13 Opcionális külső integrációk

Érintettek: az integrációt aktiváló felhasználók és az integráción keresztül kezelt adatok érintettjei.

6.14 Weboldal használata, technikai adatok és cookie-k

Érintettek: a taxio.hu weboldal látogatói és a webalkalmazás felhasználói.

7. Adatfeldolgozók és külső szolgáltatók

A Taxio működtetéséhez az adatkezelő külső szolgáltatókat vehet igénybe. Az alábbi lista a szolgáltatás működtetéséhez kapcsolódó főbb szolgáltatói kategóriákat, célokat és adatvédelmi szerepeket tartalmazza.

8. Adattovábbítás, harmadik országba történő adattovábbítás

Személyes adatok továbbítására sor kerülhet külső szolgáltatók, adatfeldolgozók, fizetési vagy számlázási szolgáltatók, tárhelyszolgáltatók, valamint jogszabály alapján hatóságok, bíróságok vagy más jogosult szervek részére.

Amennyiben a Taxio Google, Microsoft, OpenAI vagy más nemzetközi szolgáltatóval integrálódik, előfordulhat, hogy az adatok az Európai Gazdasági Térségen kívüli országba kerülnek továbbításra, vagy olyan szolgáltató fér hozzájuk, amely nemzetközi cégcsoport része. Ilyen esetben az adattovábbítás jogalapját, garanciáit, a szolgáltató adatvédelmi feltételeit és az érintett adatköröket integrációnként külön szükséges meghatározni.

Az opcionális integrációk használata előtt az adatkezelő tájékoztatást ad arról, hogy az adott integráció milyen adatokhoz fér hozzá, milyen műveleteket végez, és az integráció kikapcsolása milyen következményekkel járhat.

9. Adatbiztonsági intézkedések

Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel törekszik a személyes adatok biztonságának védelmére. Ilyen intézkedések különösen:

·         HTTPS alapú titkosított kapcsolat használata;

·         jelszavak hash-elt tárolása, nyers jelszavak tárolásának mellőzése;

·         jogosultsági szintek és workspace alapú hozzáféréskezelés;

·         munkamenet-kezelési és beléptetési védelem;

·         jelszó-visszaállító és e-mail megerősítő tokenek időbeli korlátozása;

·         adminisztratív és biztonsági események naplózása;

·         rendszeres biztonsági mentés a tényleges üzemeltetési rend szerint;

·         hozzáférések korlátozása az arra jogosult személyekre;

·         szolgáltatói hozzáférések és integrációk körültekintő kezelése;

·         adatvédelmi incidensek azonosítására és kezelésére vonatkozó belső eljárás kialakítása.

10. Megőrzési idők, törlés és biztonsági mentések

Az adatkezelő a személyes adatokat csak addig kezeli, ameddig az adott adatkezelési cél megvalósításához, a szerződés teljesítéséhez, a jogszabályi kötelezettségek teljesítéséhez vagy jogos érdekeinek érvényesítéséhez szükséges.

A felhasználói fiók törlése, szerződés megszűnése vagy workspace megszüntetése esetén a Taxio rendszerben tárolt adatok exportálásának, archiválásának és törlésének részletes szabályait az ÁSZF, az adatfeldolgozói megállapodás és a rendszer technikai működése tartalmazza.

A biztonsági mentésekben szereplő adatok törlése eltérhet az éles rendszerben történő törlés időpontjától. A mentésekben szereplő adatok a mentési ciklus végéig, legfeljebb 90 napig maradhatnak meg, ezt követően automatikusan felülíródnak vagy törlésre kerülnek.

11. Cookie-k / sütik és böngészőtárolás

A taxio.hu weboldal és a Taxio webalkalmazás cookie-kat, valamint böngésző oldali tárolási megoldásokat használ az oldal biztonságos működéséhez, a munkamenetek kezeléséhez, a felhasználói beállítások megjegyzéséhez, valamint a cookie-hozzájárulási döntések tárolásához.

A feltétlenül szükséges cookie-k és tárolók az oldal és az alkalmazás működéséhez nélkülözhetetlenek, ezért ezek használatához külön hozzájárulás nem szükséges. Ilyen például a bejelentkezési munkamenetet kezelő session cookie és a cookie-hozzájárulási döntést megjegyző tárolás. A funkcionális / preferencia célú tárolások, valamint a külső médiaszolgáltatókhoz kapcsolódó beágyazott tartalmak használata hozzájáruláshoz kötött lehet. A felhasználó a cookie bannerben választhat a szükséges cookie-k elfogadása, az összes kategória elfogadása, illetve az egyedi beállítások között. A döntés később a „Süti beállítások” gombbal módosítható. A Taxio jelenlegi kódvizsgálata alapján nem azonosítottunk aktív Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel vagy remarketing script használatot.

Szükséges cookie-k és tárolók:

A TAXIOSESSID, a taxio_cookie_consent és a taxio_cookie_consent_v1 a szolgáltatás működéséhez, a biztonságos munkamenet-kezeléshez, illetve a cookie-hozzájárulási döntés megőrzéséhez szükségesek. Ezek hozzájárulás nélkül alkalmazhatók.

Hozzájárulást igénylő elemek:

A taxio-admin-color-mode és a taxio-admin-sidebar-collapsed preferencia jellegű localStorage-bejegyzések, valamint a YouTube / Vimeo külső média beágyazások használata hozzájáruláshoz kötött.

Külső média és jövőbeli cookie-k:

A külső médiatartalmak, így különösen a YouTube és Vimeo beágyazások betöltése a felhasználó hozzájárulásához kötött.

Ha a jövőben Google Analytics, Google Tag Manager, Meta Pixel, remarketing, sessionStorage, IndexedDB vagy más böngészőtárolás kerül bevezetésre, a tájékoztatót és a cookie-bannert frissíteni kell.

12. Az érintettek jogai

Az érintetteket a GDPR alapján különösen az alábbi jogok illetik meg:

·         hozzáféréshez való jog;

·         helyesbítéshez való jog;

·         törléshez való jog;

·         az adatkezelés korlátozásához való jog;

·         adathordozhatósághoz való jog;

·         tiltakozáshoz való jog;

·         hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén a hozzájárulás visszavonásához való jog;

·         panasztételhez való jog a felügyeleti hatóságnál.

Az érintett jogait az adatkezelő info@taxio.hu e-mail címén vagy a 4761 Porcsalma, Petőfi utca 6. alatti levelezési címen gyakorolhatja. Az adatkezelő a kérelmeket indokolatlan késedelem nélkül, főszabály szerint legfeljebb 30 napon belül megválaszolja.

Ha a Taxio üzemeltetője adatfeldolgozóként jár el, az érintetti kérelmek teljesítése során a könyvelőiroda vagy más adatkezelő utasításai szerint működik közre. Ilyen esetben előfordulhat, hogy az érintett kérelmét elsődlegesen ahhoz a könyvelőirodához vagy szervezethez kell benyújtani, amely az adatokat a Taxio rendszerben kezeli.

13. Panaszkezelés és hatósági jogorvoslat

Amennyiben az érintett úgy véli, hogy személyes adatainak kezelése sérti az adatvédelmi jogszabályokat, panasszal fordulhat az adatkezelőhöz a jelen tájékoztatóban megadott elérhetőségeken.

Az érintett jogosult panaszt benyújtani a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz is. A hatóság elérhetőségei: Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság, 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.; e-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu; weboldal: www.naih.hu; telefon: +36 (1) 391-1400.

Az érintett bírósághoz is fordulhat, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése jogsértő.

14. Adatvédelmi incidensek kezelése

Adatvédelmi incidens esetén az adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül megkezdi az incidens kivizsgálását, azonosítja az érintett rendszereket, adatköröket és érintetti csoportokat, valamint megteszi a szükséges kárenyhítő és megelőző intézkedéseket.

Amennyiben az incidens valószínűsíthetően kockázattal jár a természetes személyek jogaira és szabadságaira nézve, az adatkezelő a jogszabályban meghatározott határidőn belül bejelentést tesz a NAIH részére. Magas kockázat esetén az érintettek tájékoztatása is szükséges lehet.

Incidens bejelentésére szolgáló e-mail cím: info@taxio.hu.

15. Automatizált döntéshozatal, profilalkotás, gyermekek adatai

A Taxio alapvető működése során nem cél automatizált döntéshozatal vagy olyan profilalkotás alkalmazása, amely az érintettre nézve joghatással járna vagy őt hasonlóan jelentős mértékben érintené. Ha a jövőben ilyen funkció bevezetésre kerül, arról külön tájékoztatást kell adni.

A Taxio üzleti, könyvelőirodai és vállalkozói célú szolgáltatás, nem kifejezetten gyermekek számára készült. Amennyiben a feltöltött dokumentumokban gyermekek személyes adatai szerepelnek, azok kezelésének jogszerűségét elsődlegesen az adatokat feltöltő adatkezelőnek kell biztosítania.

16. A tájékoztató módosítása

Az adatkezelő fenntartja a jogot, hogy a jelen adatkezelési tájékoztatót a szolgáltatás változása, új funkciók bevezetése, külső szolgáltatók módosulása vagy jogszabályváltozás esetén frissítse.

Az aktuális adatkezelési tájékoztató a taxio.hu weboldalon érhető el. Lényeges változás esetén az adatkezelő a felhasználókat a rendszerben, e-mailben vagy más megfelelő módon tájékoztathatja.